仕事に慣れないうちは、「全然覚えられない」「質問ばかりして迷惑をかけてしまう」など悩みを抱えるものです。
しかし「早く覚えなくては」と焦れば焦るほど、やる気が空回り上手くいかないことも。そこで今回は、仕事ができる人になるために必要なコツをお伝えします。
なぜ仕事を覚えられないのか？
新入社員として入社した方、転職して新しい業界・業種で働くことになった方は、「説明してもらっても、マニュアルを読んでも、なかなか仕事を覚えられない」と悩むことが少なくありません。
そのため「自分はダメだ」「仕事ができない人間だ」「周りも迷惑だと思っているに違いない」とネガティブな気持ちになってしまうこともあるでしょう。
しかし実際には、仕事ができないと悩む理由はいくつかあります。
まだ仕事に慣れていない
一つ目は、そもそもまだ慣れていないということです。一度説明されただけでは、理解はできてもスムーズに業務をこなすことは難しいものです。
しかし周りにいる先輩や上司はすでにその仕事に慣れているためどんどんこなし、「自分だけできていない」と思ってしまいます。
これは時間が解決する問題なので、「きっと自分もそのうち慣れるだろう」と捉えてみてください。
「早く覚えよう」と前向きに頑張るのはよいですが、それが焦りにつながると余計に時間がかかってしまうこともあります。
比較対象が誤っている
二つ目は、比べる対象が間違っていることです。あなたは、誰と比べて「自分は仕事が覚えられない」と考えているのでしょうか。
例えば、「あの先輩はこんなに仕事をこなしているのに、自分は同じ時間でこれしかできていない」と比較していませんか。先輩の方が仕事が速いのは当たり前、むしろ新人にすぐに追い付かれてしまうのなら、そちらの方が問題です。
あなたが比べるべきは、過去の自分です。
もし部署のメンバーの中で一番仕事が遅かったとしても、先月の自分と比べてスピードが上がっているなら、確実に成長しています。
わざわざ周りの人と比較して落ち込むのではなく、「昨日できなかったことが、今日はなんとかできるようになった」など過去の自分と比較するようにしましょう。
仕事に興味を持てない
三つ目は、仕事に対して興味を持てないというパターンです。
仕事の向き不向きはテクニックを使えばある程度は対応できます。しかし仕事そのものに興味が持てるかどうかは、本人の気持ちが大きく関係するものです。
「就活が上手くいかず、内定が出た企業にとりあえず入社した」「今の職場が嫌で、ここ以外ならどこでもいいと思って転職した」という場合、あまり興味が持てないということもあります。この場合、仕事そのものに興味を持つことは簡単ではありません。
そのため、少し視野を広げることが必要です。
例えば銀行で働いている方で「お金を扱うことに興味を持てない」という方も、「融資をすることで中小企業の経営をサポートできる」など、自社の製品やサービスの先にあるものを考えてみると、やりがいが生まれて興味が持てるかもしれません。
仕事が覚えられない方におすすめのテクニック
仕事が覚えられないと気分が落ち込み、辞めたいと思ってしまうものです。そこで明日から実践できるテクニックを◎つご紹介します。
メモを「書く」ことをやめる
教わったことを忘れないよう、細かくメモを取る方は多いです。しかし後から見返して「このメモはどういう意味だっけ？」となってしまうことも多々あるのではないでしょうか。
そんな時は、説明を動画や音声で残しておくことをおすすめします。
最近ではリモートワークが主流になり、Zoomなどのツールを使って業務を教わることも増えました。そこで新しい仕事を教わるタイミングで画面録画をしておいて、後からまったく同じ説明を確認できるようにしておくと理解度が深まります。
また、オフィスで直接教わる場合にも音声などを録っておくと、自分で書いたメモよりもわかりやすくなります。
録音するときには一言相手に「録音していいですか」と確認すれば、断られることはないはず。ボイスメモをうまく活用していきましょう。
メモの書き方を工夫する
職場や状況によっては、動画で残しておくことが難しく手書きのメモしかできないこともあります。その場合、書き方を工夫しましょう。
まず大切なのは、そのメモが何のメモなのか、後から見てすぐにわかるようにすることです。
いきなり内容を書き始めるのではなく、「営業電話をかける時の手順」「商品開発MTGに参加するために必要な準備」など、タイトルをつけておきましょう。
次に、手順とポイントをわけておくことが大切です。
例えば「会議室の予約の仕方」について教わる時、「社内システムにログインする」「予約ページを開く」といった手順と、「参加人数が〇人以上なら、この会議室が適している」といったポイントをごちゃまぜにしてしまうと、わかりにくくなってしまいます。
さらに、余白を十分にとっておくことも大切です。
まずは説明してもらったことをメモし、後から見返したり、自分でやってみたときに気づいたことを余白に書き込んでおくことで、理解度が高まります。
定期的に復習する
エビングハウスの忘却曲線によると、何かを新しく覚えても、20分後には58％しか覚えていられません。1時間後に覚えているのは44％、翌日になると33％と、なんと覚えたことの70%は忘れてしまっているのです。これが1か月後になると、覚えているのは21％と、どんどん忘れていってしまいます。
だからこそ、定期的に復習することが大切です。
新しいことを覚えてから24時間以内に10分復習すると、記憶率は100％に戻ります。次に、1週間以内に5分だけ復習するとまた記憶を定着させられ、1ヶ月以内に3分復習すると引き続き覚えていられます。
たった数分、復習の時間を取るだけ教わったことの定着率は格段に上がるので、ぜひ復習する習慣を取り入れてみましょう。
仕事から離れる時間を作る
「仕事を覚えるために休みの日もずっと勉強しよう」と、休みの日も仕事のことを考え続けるのは、必ずしもいいとは言えません。
もちろん新しく教わったことを復習したり、システムをゆっくり触ってみたりするのはよいのですが、頭がずっと仕事モードだと、集中力が続きません。
しっかりオフにして頭を休めることで記憶が定着しますし、また新しい気持ちで仕事に取り組めるようになります。
そのため、「土曜日は復習の時間にあて、日曜日は仕事のことは忘れてゆっくり休む」などメリハリをつけるようにしてください。
幅広い知識を習得する
教わった業務だけを繰り返し振り返るだけでなく、業界の知識や会社全体の製品やサービスについて理解を深めることで、一つひとつの業務を理解しやすくなることがあります。
最初のうちは「こんなことを勉強して意味があるのか」と思うかもしれませんが、後々の理解度に影響するので、余力があれば取り組んでみてください。
ワーキングメモリを強化する
ワーキングメモリとは、何かの作業をするときに、一時的に情報を覚えておいて処理する能力のことです。
私たちは生活しているだけで、色々な情報を得ています。
例えば職場で「目の前にPCがある」「隣の席には同僚の○○さんがいる」など、意識してはいなくても、あらゆる事柄が脳に入って来るのです。
その情報のうち、必要なものとそうでないものを整理したり、必要な情報を長期的に覚えておいたりするために、ワーキングメモリが使われます。仕事を覚える時にも、どの情報が重要で何を覚えておかなければならないのか取捨選択が必要です。
だからこそ「聞いたはずなのにすぐ忘れてしまう」「メモをしたのに何のことだか覚えていない」という方は、ワーキングメモリを強化することで仕事を覚えやすくなる可能性があります。
ワーキングメモリを伸ばすためには、まず十分な睡眠が必要です。
個人差はありますが、7～8時間の睡眠をとることで、ワーキングメモリ機能を最大限発揮できると言われています。
また、運動と知的作業を同時に行うことも練習になります。
皿洗いをしながら昨日食べたものを思い出す、掃除をしながら前に読んだ本の内容を思い出すなどチャレンジしてみてください。
仕事が覚えられない方が身につけたい考え方
仕事を覚えるためには上記のようなテクニックが役立ちますが、それだけではなく仕事に対する考え方を改めることも有効です。
質問も仕事のうちだと考える
忙しい上司や先輩に質問をする時、「こんな初歩的なことを聞くのは申し訳ない」と思ってしまうかもしれません。しかし新人のうちは、自分から質問をすることも仕事です。
早い段階でどんどん質問すれば理解のスピードもあがり、独り立ちできるタイミングも早まります。
いつまでも質問せずあやふやにやっていき、いつまでたっても一人で仕事を完結できない方が迷惑になるので、「今はとにかく質問しよう！」と決めて、どんどん聞いてみてください。
また、「後から聞いておこう」と思うと忘れてしまったり、仕事を進めたのに「ここが間違っているからすべてやり直し」と二度手間になることもあるので、わからないことがあればできる限りすぐに質問するようにしましょう。
仕事の目的を明らかにする
人間は、意味や目的がわからないことを覚えることがなかなかできません。
例えば、「犬、頭、怒っている人、全力で走る、箸、きれい、紙くず」という単語を順番通りに覚えるのは、少し苦労するかもしれません。しかし「お客様に電話を掛ける時には、商品マニュアルを手元に置いておく」という一文は、すぐに覚えられるのではないでしょうか。
この2つは文字数はそれほど変わりませんが、暗記のしやすさは格段に違います。
仕事を覚える時にも、「何のためにこれをやるのか」など意味が解っていた方が、しっかり覚えられます。この業務はいつやるのか、どのような目的があるのかなど、前提条件を常に明らかにしておくようにしましょう。
リラックスを心がける
あなたが突然俳優に抜擢され、間近で大きなカメラに撮られながら、大人数のスタッフに見守られながら「コーヒーを飲む」というシーンを撮るところを想像してみてください。
普段は何も考えずにできている動作でも、きっと「カップは右手と左でどちらで持つのか」「一口飲んだ方がいいのか、二口の方がいいのか」など気になってしまい、ぎこちなくなってしまいますよね。もしかすると、手が滑ってカップをひっくり返してしまうかもしれません。
これは緊張状態になっていることが原因です。
仕事も同じで、緊張していると普通ならなんの疑問もなくできることが、どんどんできなくなってしまいます。
例えばいつもはしないようなメールの誤字脱字などしてしまって、「なぜこんなこともできないんだ」と落ち込んだ経験はないでしょうか。
こうしたミスを避けるためには、リラックスを心がけることです。
新しい職場で心からリラックスするのは難しいですが、「焦ったら深呼吸する」「頭がこんがらがったらお茶を飲んで休憩する」など、対処法を見つけておくとよいでしょう。
タスクを管理してやる気を出す
仕事を覚えられないうちは、「あれもこれもやらなくては」と無駄に気持ちが焦ってしまうことが多いです。しかしそれにより集中力が欠け、より仕事を覚える作業がはかどらなくなってしまいます。
これを解消するためには、その日に何をしなくてはならないのか、朝のうちに明らかにすることが必要です。
「これとこれだけを終わらせれば大丈夫」と思うことで無用なプレッシャーを感じずに済みます。
仕事に対してもっと興味を持つ
子どものころ、「宿題をやりなさい」と言われるとやる気がなくなってしまった経験はありませんか。誰しもやれと命令されるとモチベーションが下がりますし、これは仕事でも同じことです。
そのため、まずは自ら興味を持てるポイントを見つけてみると、積極的に取り組めるでしょう。
目の間の業務を覚えることだけにとらわれず、「いつかこういう商品を開発してみたい」「あの先輩のようにどんどん成績を上げたい」など、自分のテンションがあがることを考える時間を取るようにすると、「そのためにはまず業務を覚えよう」と思えます。
「仕事が覚えられないから辞めたい」と思う前に
仕事が覚えられないと職場に行くのがつらくなり「やめたい」と思ってしまうものです。自分のことをダメだと感じてしまうかもしれませんが、こういった悩みを抱えているのはあなただけではありません。
頼りになる上司や成績優秀な先輩も、きっと初めは上手くいかないことも多かったはず。
すぐに「辞めたい」と思うのではなく、「どうしたら早く仕事を覚えられるのだろう？」という方向に思考を変えることから始めてみてください。