TOP はたらくコラム 職務経歴書の自己PR・会いたくなる事務の書類はココが違う

はたらくコラム

キャリアや働き方に関する様々な悩みや、解決方法をご紹介。

職務経歴書の自己PR・会いたくなる事務の書類はココが違う

転職活動のときの職務経歴書で必要となるのが、自己PR欄。自己PRと言われてもたいしたことしていないし、何を書けばいいか困ってしまう・・・というのは転職活動でよくある悩みです。

「私はごく普通の事務職。PRできる業績や成果もなければ、資格もないし、自己PRなんて書くことがない…。」

と思っていませんか。しかし、あなたが毎日「当り前のこと」として取り組んでいた業務や勤務態度は、立派なアピール材料になります。

今回は、「この人に会ってみたい。」と思ってもらえる自己PRを作る秘訣を紹介しましょう。

そもそも企業が事務職に採用したいのはどんな人?

事務職に採用

自己PRを作成する前に、企業が事務職にどんな人を採用したいと考えているかを確認しておきましょう。

企業が中途採用で事務職に求める採用条件は、業界や企業規模が異なっても、基本とする部分は共通しています。それはどんな人だと思いますか?

パソコンスキルが高く、いろんな資格を持っている人?それともできれば、見た目のよい人?

そう思われがちな事務職ですが、企業が事務職に求めるのは「ちょっとした雑用にすぐに対応してくれる(雑用を頼みやすい)こと」と、「安定して仕事をこなしてくれること」。そして、「長く続けてくれること」です。

企業のニーズを踏まえた上で、自分がニーズにマッチする人材であることを具体的な事例を使って伝えるために、職務経歴書の自己PR欄を使います。仕事に対する姿勢や周囲との関わり方など、職務経歴では表現できない「あなたらしさ」を相手に伝える「補足説明欄」と心得て、しっかり活用していきましょう。

仕事で大事にしている心がけをエピソードで伝えよう

エピソード

今まで仕事をする時に、「これだけは大事にしてきた」「こだわってきた」ということはありませんか。

例えば、「言われた仕事はできるだけ早く対応するようにした。」「ミスなく正確にできるようにした」というものです。

このように仕事に取り組むうえで大切にしてきたことは、立派なアピール材料になります。その心がけを実践したことを示す具体的なエピソードを添えて、自己PRに記載しましょう。例えば、

・仕事の納期は、上司が確認する時間も考慮して、締め切りの3日前に仕上げることを意識した。
・毎朝始業30分前に出社して、仕事の準備をするようにした。
・仕事を正確に行うため、業務は自分でチェックシートを作成してミスや漏れを防ぐようにした。

というように、具体的な数字を入れて簡潔に記載してください。そして、このときの「こだわり」は、事務職として評価される能力に関連するものにしましょう。事務職として「評価される能力」には、以下のようなものがあります。

□周囲と快くコミュニケーションする能力
□臨機応変な対応力
□正確に仕事をこなす能力
□単純作業でも持続して行える能力
□人の話を素直に聞く能力
□優先順位をつけて必要な業務からスピーディに対応していく能力
□ちょっとした業務改善を提案できる能力

これらの能力について、「これなら私も気を付けてきた。」「ここは自信が持てる。」というものがあれば、それが相手にわかりやすく伝わるエピソードを添えてアピールしましょう。

周囲の人との関わりは「人から言われて嬉しかった」台詞を添えて

事務職は、職場全体のサポート役でもあります。職場の人とどのように関わってきたか、周囲への気遣いをどのように行っていたかというエピソードも必ず入れましょう。

その際に有効なのが、今までに「周囲の人から言われて嬉しかった言葉」を思い出し、その時のエピソードを簡潔に明記することです。例えばこのように記載します。

・常に「上司が次に必要なことは何か」を考えて行動するようにしていました。上司からは、「よく気が付いてくれて、本当に助かるよ。」と褒めていただけました。
・手が空いたときには、手伝える仕事はないか周囲の人に声をかけるようにしていたので、「○○さんのおかげで、仕事が早く終わるよ。」と言ってもらっていました。

ただし、もし今までの職場ではあまり人間関係が良くなく、周囲との関わりで書けるようなことが何もない場合は、何も言及しなくても大丈夫です。エピソードは大切ですが、偽りのエピソードを無理に作らないようにしましょう。

「コミュニケーション能力があります」とは自分からは言わない

コミュ力

自己PRでよくありがちなのが、「私の強みはコミュニケーション能力です。」「責任感には自信があります。」等と表現してしまうことです。

コミュニケーション能力や責任感などのように他者との関係性のなかで評価される能力は、自分ではなく他人が判断するものです。自分が「能力がある」と思うレベルと、他人が思うレベルが異なっていることもよくあります。そのため自分から「能力がある」と言った途端に、説得力がなくなってしまう表現なのです。

コミュニケーション能力や責任感などの長所は、今まで述べてきたように「その能力があることを示すエピソード」で表現しましょう。

コミュニケーション能力なら、「どんなに忙しい時でも笑顔で対応するように心がけた。」「一日気持ちよく仕事ができるよう、毎朝笑顔で挨拶することを心がけた。」等の心がけや、「○○さんは仕事が頼みやすいとよく言われました。」等の他人の台詞などで表現すると効果的です。

職務経歴書の自己PRで人柄を伝え「会ってみたい」と思わせる

会ってみたい

職務経歴書の自己PRを活用すれば、職務経歴からは見えないあなたの「人柄」を伝えることができます。そのために大切なのが、より具体的なエピソードです。

同じような経歴であれば、人柄が伝わってくる職務経歴書のほうが、より「この人に会ってみたいな。」と思ってもらえます。

真面目に一生懸命仕事に取り組んできた姿勢は、十分なアピール材料となります。あなたがどのように仕事に取組み、周囲とどのような関係を築けるかが伝わるエピソードを自己PRに盛り込み、「会ってみたい。」と思わせる職務経歴書に仕上げましょう。

CTAバナー
人気の記事
人間関係・仕事に対する不安
やってられない!職場に嫌気がさしたときにおすすめの3つの行動

やってられない!職場に嫌気がさしたときにおすすめの3つの行動

2017/05/30
人間関係・仕事に対する不安
入社10年目でもう仕事を辞めたいと思ったら…知っておきたい対処法

入社10年目でもう仕事を辞めたいと思ったら…知っておきたい対処法

2021/03/23
転職について
仕事の辞め癖と逃げ癖、その末路には何がある?

仕事の辞め癖と逃げ癖、その末路には何がある?

2019/09/26
人間関係・仕事に対する不安
仕事が不安でたまらない…モヤモヤをすっきりさせるための6つの方法

仕事が不安でたまらない…モヤモヤをすっきりさせるための6つの方法

2023/11/09
人間関係・仕事に対する不安
仕事がわからない時の聞き方・暗黙のルールを確認しよう

仕事がわからない時の聞き方・暗黙のルールを確認しよう

2015/12/23
Avator
ご利用者の声
Voice
お悩みの内容
キャリアコンサルティングの利用法その他人間関係・仕事に対する不安今後のキャリアプランやセカンドキャリアについて仕事と家庭との両立について働き方就職活動履歴書・職務経歴書等、書類添削独立について転職について適職診断・自己分析・自分探し面接対策
新着記事
面接対策
転職活動の面接が受からない時に面接準備を見直す3つのポイント

転職活動の面接が受からない時に面接準備を見直す3つのポイント

転職活動で数多くの内定をもらう人と、なかなか面接に受からない人。この違いは一体どうしてなのか、疑問に思ったことはありませんか。 「内定をもらう人は、自分よりも優秀だから…。」 と思う人も多いのですが、実はそれは大きな勘違いなのです。 666

2024/03/27
転職について
転職活動に疲れたらチェックしたい「転職がうまくいかない理由」

転職活動に疲れたらチェックしたい「転職がうまくいかない理由」

厚生労働省の雇用・失業情報の動向によると、2022年において、新規求人数は対前年でみて2年連続で増加し、年平均の完全失業率は前年 差0.2%ポイント低下の2.6%、有効求人倍率は同0.15ポイント上昇の1.28倍となりました。 653

2024/03/27
転職について
転職の面接、受かる人のスタンスの違いはここにあります

転職の面接、受かる人のスタンスの違いはここにあります

転職の面接に受かるために、志望動機や自己PRのまとめ方、第一印象を上げるための面接のマナーなど、たくさんの面接ノウハウが溢れています。「あれもやらなきゃ、これもチェックしなきゃ」と思っていると、頭がパンクしそうになりますね。 657

2024/03/27
転職について
転職求人倍率からわかる、事務系職種の厳しい現実

転職求人倍率からわかる、事務系職種の厳しい現実

2024年の転職市場は引き続き「売り手市場」であると予測されます。 dodaの調査によると2023年12月時点で転職求人倍率は3.22倍、転職希望者数は前月比87.7%でした。 求人倍率は前月比に対して0.46ポイント増加していますが、求転職希望者が減少傾向にあるという結果です。 参照:doda転職求人倍率レポート(2023年12月) 649

2024/03/26
働き方
「働き方が合わない」は甘え?30代男性が悩む理由と対処法

「働き方が合わない」は甘え?30代男性が悩む理由と対処法

「働き方が合わない」と感じている30代男性は少なくありません。 働く男性にとって30代は、昇進や結婚など公私ともに変化の多い時期。そのため「今の働き方を続けていいのだろうか」「働き方が合っていないような…」と自分のキャリアを見つめ直す人が増える傾向にあるのです。 この記事では、働き方が合わないと悩んでいる30代男性に向けて、そう感じる理由や対処法を解説! 働き方が合わないことを理由に退職や転職するのは甘えなのか、という点についてもお伝えするので、ぜひ最後までお読みください。 30代男性が「働き方が合わない」と思う理由 30代男性は、何を理由に働き方が合わないと感じるのでしょうか?まずは、働き方に違和感や不満を抱いてしまう理由を解説します。 企業研究や自己分析が不足していたから 「就職・転職時には、企業研究や自己分析が必須!」と、よく言われますよね。 このように言われる理由は、企業研究および自己分析が不足していると、入社後に会社とのミスマッチが起こりやすくなるためです。自分に合わない会社に入社してしまうと「こんなはずじゃなかった!」とショックを受け、会社への不信感や働き方に対する疑問を持ちます。 入社歴が長くないのに働き方が合わないと感じる場合、もしかしたら事前の研究や分析が不十分だったのかもしれません。 大きなライフイベントが発生したから 結婚する、子どもができる、マイホームを購入するなど、30代は男性にとって大きなライフイベントが発生しやすい年代です。人生において重要な岐路に立つタイミングだからこそ、価値観や考え方が変化し、働き方が合わないと感じるケースもあるでしょう。 ライフスタイルは年々変わるものであり、しっかり将来設計を立てていても完璧に予想することはできません。そのため、独身時代は合っていた働き方も、ライフスタイルが変われば合わなくなることがあります。 労働環境や会社の方針に不満があるから 次から次へと仕事を任されて常にオーバーワーク気味、仕事の進め方に納得がいかない、正当に評価してもらえず給料が上がらない…。このように、労働環境や会社の方針に不満があると、働くことが大きなストレスになりますよね。 すると、次第に仕事に対して嫌悪感を持ってしまい「違う環境で働きたい」と思う原因になります。 労働環境や社風は、働くモチベーションに直結するものです。それらに大きな不満を抱けば労働意欲が低下し、働き方が合わないと感じても無理はないでしょう。 企業体質をしっかり理解したから 入社前に企業研究をすることは大切ですが「百聞は一見にしかず」というように、企業の本質は実際に働いてみないとわからない部分がたくさんあります。ですが、入社直後は目の前の仕事に手いっぱいで、なかなか冷静に自分の会社を評価できないでしょう。 ところがコツコツ経験を積み重ねて30代にもなると、昇進したり任される仕事の幅が広がったりして、次第に企業体質や経営方針などが今までよりもハッキリ見えてくるようになります。 企業の本質を正確に把握できるようになったことで、自分に合う・合わないのジャッジも正しく行えるようになり、働き方が合わないという結論が出されることも多いです。 会社の方向性が変化したから 会社は常に利益や成長を追い求める必要があり、そのための改善・変革が必須です。特にベンチャー企業は「変化に対応する柔軟性」が高く、必要に応じて経営を大きく方向転換することも珍しくありません。 しかし、会社にとっては良い方向転換だったとしても、自分も良いと感じるかは別問題。場合によっては、仕事のやり方が一気に変わってしまって戸惑うこともあるでしょう。 変化してしまった会社の方向性と自分の理想にずれが生じると、仕事をしていてもやりがいを感じられず「働き方が合っていないのでは…」と思う原因になります。 自分の考え方が変化したから 物も人も会社も、この世に「変わらないもの」はありません。そのため、大きな原因となるような出来事はなかったとしても、日々仕事をこなしていくうちに少しずつ心境が変化し、働き方が合わなくなるケースもあります。 昨今は特に「働き方改革」という言葉が広まって、多様性や柔軟性に特化した新しい働き方が次々登場していますよね。 働き方の選択肢が増えたことにより理想の働き方が見つかり、「今までの働き方は合っていなかったんだ」と気づく人も多いです。 「働き方が合わない」で退職・転職するのは甘え? 働き方が合わないと「退職」「転職」というキーワードが頭をよぎりがちです。ですがそんなとき「働き方が合わないで退職・転職をするのは甘えなのでは」と不安になる人も多いのではないでしょうか。 働き方が合わずに退職・転職するのは、甘えになるケースと甘えじゃないケースがあります。各ケースの特徴から、自分に当てはまるものを探してみましょう。   「働き方が合わない」が甘えになるケース 甘えになるのは「働き方が合わない」を言い訳にして、自分を納得させているケースです。 「入社前に調べればわかる始業時間を調べておらず、朝起きるのが辛い」「ゲームにハマっており、今はとにかくゲームがしたい」 このように、他人に知られると都合が悪い本当の理由を「働き方が合わないから」という言葉で誤魔化し、そう思い込むことで自分を正当化している場合、甘えているといえます。 体質的にどうしても朝起きるのが辛い人もいますし、プライベートと仕事のバランスを考えることも大切なので、これらの理由が一概に悪いわけではありません。ですが、退職理由は正確に把握して次へ活かさなくては、転職先でも「働き方が合わない」を言い訳に悩むことになりそうです。   「働き方が合わない」が甘えじゃないケース 甘えじゃないのは、何度もしっかりと考えたうえで「働き方が合わない」という結論に辿りついたケースです。 たとえ大多数が「そんな理由で働き方を変えるなんて甘えている」と思うような理由でも、自分にとって重大な理由であれば甘えではありません。 ただし、人の感情は突発的なものほど大きくなりやすく、重大なことのように捉えがち。だからこそ、何度も「本当に働き方が合わないのか?」「どんなところが合わないのか?」「どんな働き方なら合うのか?」など、深く考える必要があります。 働き方が合わなくて退職・転職したいと思ったときは、自分の心としっかり向き合い、本気でそう思っているのか確かめることが大切です。   「働き方が合わない」と思ったときの対処法 働き方が合わないと思ったときは、急いで退職や転職を決断するのではなく、多角的な観点から物事を考えることが求められます。悩みや迷いから抜け出しやすくなる方法を解説するので、ぜひ実践してみてください。   合わないと感じる原因を探る 働き方が合わないと感じる理由は人それぞれなので、「自分なりの合わないと感じた理由」をきちんと把握する必要があります。 まずは、今の働き方で嫌だと思っていることやストレスに感じていることを書き出してみましょう。 そして一通り書き終わったあとは、一つずつ深掘りしていきます。たとえば「社風が合わない」と書いたなら、どんなシーンでそう思ったのかなど、できるだけ具体的に考えてみてください。   合う働き方とは何か考える 「働き方が合わない!」とだけ思っていてもどうしようもなく、「どうすれば気持ちよく働けるか?」を考えることも大切です。 先に考えた働き方が合わない理由も参考に、自分に合う働き方を探してみましょう。 なお、合う働き方を探す際は、自己分析と働き方研究が欠かせません。働くうえで自分が重視しているポイントを押さえ、さまざまな働き方の情報を幅広く収集することで、自分に本当に合う働き方が見つかります。   有給休暇を取得して休んでみる 心身が疲弊すると人は冷静ではいられなくなり、目の前にある仕事という苦痛からとにかく逃れようとすることがあります。働き方が合わないと感じる理由は、もしかすると仕事が忙しく心に余裕がないからかもしれません。 そんなときは、可能であれば有給休暇を取得して、一度ゆっくり休んでみるのがおすすめ。 たっぷりの余暇は心身をリフレッシュさせてくれるとともに、自分の考えを整理するのにも役立つので、悩み解決の糸口も見つかりやすくなります。   上司や人事部に相談するのも◎ 働き方が合わないと感じていることを、上司や人事部に相談してみるのもありです。 働き方が合わないとすぐに退職や転職を検討する人が少なくありませんが、今の会社にある制度を利用したり部署異動をしたりするだけで、合う働き方が実現できる場合もあります。 このときのポイントは、合わないことだけを伝えるのではなく、合う働き方も伝えることです。 「今の働き方が合いません」とだけ言われても、会社は対処に悩みます。「こんな働き方なら、自分らしく働けます」と具体的な希望を伝えたほうが、会社は実現可能かを一緒に考えてくれるでしょう。   転職を検討する 場合によっては「今の会社にいる限り、自分に合う働き方は一生実現できない」と確信を持つこともあるでしょう。 そんなときは、思い切って転職を検討してみるのも一つの手。キャリアの棚卸しをする、合う働き方ができる企業を探してみる、転職後の生活を具体的に想像してみるなど、検討段階からできることはたくさんあります。 転職にはリスクもあり不安がつきものですが、じっくり検討してから転職を決意すれば不安は最小限で済み、転職活動をする際も前向きでいられるはずです。   キャリアコンサルティングを受ける とはいえ、自分一人で考えてもなかなか答えが出せないときもあります。 「働き方が合わないと感じているけど、その理由がうまくまとまらない」「働き方が合わないから転職したいけど、本当に転職すべきなのか」 このような悩みや不安を抱えている場合は、キャリアコンサルティングを受けてみるのがおすすめです。 転職活動をサポートする転職エージェントとは異なり、キャリアコンサルタントはあなたのキャリアそのものをサポートするのが役目。キャリアに関することであれば、些細な相談にも親身になってくれるので、一人で考えるよりも早く問題解決できるでしょう。   30代男性が自分に合う働き方を見つけるコツ 自分に合う働き方は、簡単には見つからないことも多いです。「自分にはどんな働き方が合っているんだろう」と悩む30代男性に向けて、合う働き方を見つけるコツを紹介します。   やりたくない働き方をヒントにする 自分が「嫌だな」「やりたくないな」と思うのはどんな働き方なのか、考えてみましょう。やりたくない働き方を避けることで、自然と働き方が絞られて、自分に合うものが明確になります。 ただし、仕事には大なり小なり大変なことがあり、小さな「やりたくない働き方」まで含めていると、合う働き方がなくなってしまう可能性も…。 そのため「絶対にやりたくない働き方」だけに厳選するのがポイントです。   10年後の自分から考える たとえば、今30代の男性が60代になった自分を想像するのは、先が長すぎてなかなか難しいです。ですが10年後、40代になった自分を想像するのは、比較的容易なのではないでしょうか。 合う働き方がなかなか見つからないときは、想像しやすい「10年後の理想の自分」をイメージして、それに近づくにはどんな働き方をすればいいのか考えてみるという方法もあります。 たとえば「バリバリ仕事をしていたい」なら自分の力でどこまでも昇り詰められるような働き方、「家族との時間を大切にしたい」人にはライフワークバランスが取れた働き方が合いそうですよね。 キャリアプランとライフプランを並行して考えることで、将来設計も立てやすくなるはずです。   「働き方が合わない」と思ったらキャリアプランの見直しを 裁量ある仕事を任されることが増え、ライフプランも変わりやすい30代は、男性にとって働き方に悩みやすい時期。ですが、働き方が合わないことに悩むと働く意欲も薄れてしまい、仕事が辛くなりやすいです。 今の働き方に違和感や嫌悪感を持ったときは、できるだけ早くそう感じる原因を突き止め、自分に合う働き方をするにはどうしたらいいか考えることが大切。 「働き方が合わないけど何から考えればいいのかさっぱり…」という場合は、ぜひキャリア・コンサルティング・ラボのコンサルタントと対話を重ねてください。 キャリアコンサルタントと話すことで、自分でも気づかなかった価値観や本心が浮き彫りになり、進むべき道が開けるはずです。

2024/03/25
あなたの今の悩みは?

あわせて読みたい!

履歴書・職務経歴書等、書類添削
職務経歴書の自己PRで営業職が押えたい3つのポイント

職務経歴書の自己PRで営業職が押えたい3つのポイント

スキルや資格、技術に共通言語がある技術職の職務経歴書とは異なり、営業職はそのキャリアや能力を相手にわかりやすく表現し、伝える必要があります その時にうまく活用したいのが、職務経歴書の自己PR欄です。 営業職の転職は自己PRの表現次第で、自分のキャリアへの評価をより高めることができます。一方で、一歩間違えるとキャリアを過小評価されてしまうことになりかねません。 よりよい転職のためにも、職務経歴書の自己PRを最大限活用するコツを押さえておきましょう。 684

2015/09/11
履歴書・職務経歴書等、書類添削
職務経歴書自己PRの書き方・未経験から書類通過する3つの秘訣

職務経歴書自己PRの書き方・未経験から書類通過する3つの秘訣

未経験職種に応募する場合、職務経歴書の自己PRはとても重要だと知っていましたか? 「そうはいっても自己PRといっても、何を書いていいかわからない。」と無難な内容になっていたり、「ネットや本で見た内容をなんとなく真似して書いていた。」とどこかで見たような内容になっていたりしていませんか。 転職で未経験の職種に応募したい場合には、職務経歴書の自己PRの出来が書類選考の合否を分けるといっても過言ではありません。 「確かに経験はないけれど、ちょっと会ってみようかな。」と採用担当者に思ってもらえる職務経歴書になっているか、次の3つの視点から確認してみましょう。 681

2015/08/26